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E-Mail

Hinweis zur Eröffnung des Zugangs elektronischer Kommunikation

Die Ortsgemeinde Westhofen bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) und Landesgesetz zur Förderung der elektronischen Kommunikation.

Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Die Ortsgemeinde hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet.

Zugang und technische Rahmenbedingungen

Mailadressen

Für die elektronische Kommunikation per E-Mail ist die Adresse  Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. eingerichtet. Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail Adressen anderer Dienststellen oder Personen. Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden.

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an uns senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden können.

Folgende Dateiinformationen können verarbeitet werden: 

• Adobe Acrobat ab Version 4.x (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf .txt)
  
• Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
  
• Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
  
• Microsoft PowerPoint bis Version 2003 (.ppt)
  
• Bilddateiformate mit den Endungen .gif .jpg .tif .bmp
  
• Komprimierungsformate mit den Endungen .zip

Verwenden Sie abweichende Formate, so kann die E-Mail nicht bearbeitet werden. Die Liste wird regelmäßig aktualisiert.
Aus Sicherheitsgründen werden .exe und .bat Dateien nicht angenommen.

E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP, MIME) entsprechen und in Westeuropa gängige Zeichensätze verwenden.

E-Mails inklusive Anhänge werden nur bis zu einer Größe von 20 MB angenommen. Der Empfang von E-Mails wird durch eine Software auf Viren und Spam geprüft. Bei entsprechender Erkennung können E-Mails abgewiesen werden.

Signatur

Leider kann die Ortsgemeinde Westhofen aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine elektronische Signatur auf Echtheit und Gültigkeit prüfen.

Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, dass heißt der persönlichen Unterschrift, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundende Kommunikation auszuweichen.

Eröffnung eines Zugangs

Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Ortsgemeinde Westhofen davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege geführt werden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunkation mit der Ortsgemeinde Westhofen und gelten nicht für Verweise auf Angeboten von Dritten, wie z.B. anderen Behörden. Da die  Verbandsgemeindeverwaltung Westhofen die laufenden Verwaltungsgeschäfte der Ortsgemeinde Westhofen übernimmt, kann eine Kommunikation mit dieser erforderlich werden. Bitte beachten Sie daher auch die entsprechenden Hinweise zur E-Mail-Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung.

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Ansonsten gelten die Regelungen des § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG).